Plusieurs directeurs des hôpitaux soit dans le secteur privé ou étatique veulent installer le système des dossiers médicaux électroniques (EHR), de telle sorte, ils commencent par chercher une société ou déposer une annonce dans les journaux et les magazines pour demander une application des dossiers médicaux électroniques, cette action peut produire ultérieurement des erreurs infortunes et nombreuses. La première étape pour ce genre d’application est l’étude d’écart car elle permet de décider si l’établissement médical est prêt pour l’installation de système médical ou il nécessite encore des améliorations avant l’installation, dans ce cas, on peut poser plusieurs questions importantes comme suit :

• Pourquoi il faut appliquer le système des dossiers médicaux électroniques ?
  
• Est-ce qu’on peut fournir un service plus meilleur à nos patients grâce à l’utilisation des dossiers médicaux électroniques ?
  
• Quel rôle peut jouer le dossier médical électronique pour stabiliser et améliorer la qualité de travail ?
  
• Si tu es un propriétaire de secteur privé, le pari dans le futur ou à court terme ne sera pas seulement le niveau des médecins et leurs expériences mais aussi il sera la qualité de service en général c’est qui crée une grande concurrence.
  
• Est-ce que on possède de l’infrastructure humaine et informatisée qui permet d’appliquer le dossier médical électronique ?
  
• Quel est le budget consacré pour appliquer le dossier médical électronique ?
  
• Est-ce qu’il y’a des étapes transitoires qu’on doit passer avec avant l’adoption du dossier médical électronique d’une façon entière ?

Il est très important de poser ces questions, de même, la conscience de directeur général de l’importance des dossiers médicaux électroniques a un rôle fondamental.

L’évaluation prend plusieurs formes qui possèdent des éléments en commun cités comme suit :

• Quel est le niveau d’organisation, l’ajustement des diverses opérations administratives et le pourcentage de l’archivage ?
  
• Le flux de travail médical est-il compréhensible et documenté par tous les médecins et le personnel de l’hôpital ?
  
• Avez –vous un département de la technologie de l’information et comment vous évaluez sa performance ?
  
• Y’at-il des établissements ou des sociétés intéressées par les systèmes de gestion des informations médicaux qui peuvent vous aider si vous voulez ?

Votre connaissance de ces données aide beaucoup dans l’évaluation de la situation actuelle et cela se reflète directement sur l’application des dossiers médicaux électroniques.

La vision d’avenir:

Avoir une vision de l’avenir et une imagination claire de ce que peut ajouter l’utilisation des dossiers médicaux électroniques favorise une bonne application, par conséquent, on vous suggère de considérerles points suivants :

• Quelles sont les apports et les bénéfices qui seront fournis par le programme au patient ?comment le patient va-t-il les apprécier?
  
• Quelles sont les valeurs ajoutées par l’application des dossiers médicaux électroniques à l’hôpital ou la clinique ?
  
• Quelle est la différence ressentie par le personnel en appliquant le dossier médical électronique ?

Fixer les objectifs

Il faut fixer des objectifs claires, directes et réalisables à court terme (provisoire) et à l’avenir prévisible, ce qui rend l’application du système de gestion des dossiers médicaux électroniques facile et simple dans l’application, nous vous recommandons d’essayer de réfléchir aux questions suivantes :

• Quels sont les services qui nécessitent en premier lieu d’appliquer les dossiers médicaux électroniques ?
  
• Quel est le nombre de personnel et l’équipe médicale cible dans la situation actuelle ?
  
• Quels sont les services suivants dans lesquels seront appliqués les dossiers médicaux électroniques ?
  
• Comment mesurez-vous les apports directes et indirectes de l’application des dossiers médicaux électroniques sur le patient, le médecin et l’employé ?
  
• Quelle est la durée de cette phase et la durée de la nouvelle phase pour appliquer le système des dossiers médicaux électroniques ?
  
• Quelle est l’équipe qui sera désignée pour gérer le système ?

La réalisation de ces objectifs d’une façon entière ou en partie donne une motivation assez importante pour le personnel pour continuer.