Notre société ne se contente pas par offrir un système de gestion des informations médicales mais elle joue un rôle important dans la conception de l’archive de gestion des dossiers médicaux à travers une série de normes importantes fixées par les critères internationaux, y compris les normes exemplaires dans la conception de service des dossiers médicaux qui sont:
Premièrement: Le choix de l’emplacement:
Lors du choix de l’emplacement on doit prendre en compte les considérations suivantes:
Choisir un emplacement proche des cliniques externes pour assurer la facilité et la rapidité du transfert des dossiers médicaux vu que 90% de dossiers médicaux sont envoyés chaque jour aux cliniques de consultation externes.
Choisir un emplacement proche de service d'urgence et le Bureau d’entrée et de sortie afin d'accélérer la réponse à leurs besoins.
Facilité d'accès du personnel médical pour compléter les dossiers médicaux ou pour le but de recherche et d'étude.
Facilité d'expansion: Le service des dossiers médicaux est considéré parmi les services qui peuvent être rapidement élargie donc il est préférable de choisir un emplacement qui vous offre la possibilité d'expansion et d'ajout pour répondre à de futures extensions.
Deuxièmement : choisir la surface:
L'un des principaux problèmes auxquels sont confrontés les services des dossiers médicaux sont un espace de stockage insuffisant pour maintenir les dossiers médicaux qui peut causer la perte et les dommages des dossiers médicaux. Compte tenu de volume des hôpitaux, nous pouvons déterminer la taille optimale de l'espace approximatif comme dans le tableau :

Volume de l’hôpital	Surface	Surface par m2
50 lits	10m*10m	100
100-200 lits	15m*12m	180
300 lits	12m*20m	240
500 lits	27m*12m	324

 

Troisièmement: Conception d’intérieur:

L’efficacité et l’efficience de service dans le secteur de dossiers médicaux se base sur une bonne conception d’intérieur dans ce secteur de sorte que cette conception doit tenir compte les divers activités et la facilité de flux d'affaires et sa cohérence etcela comprend la conception de l'espace de bureau, le mobilier et le matériel de bureau et les facteurs spatiaux tels que la climatisation, l'éclairage, le son et l'air.
Lors de la conception du service des dossiers médicaux, on doit également examiner les facteurs tels que la température, l'humidité, la ventilation, ce qui peut causer des dommages aux dossiers médicaux.