Il est très important de construire un plan opérationnel pour établir les dossiers médicaux électroniques dans le but de préciser les tâches exactes à compléter, de telle façon qu’il soit un seul plan efficace et spécifique à l’équipe qui prend en charge la procédure de changement pour diviser les tâches comme suit :

• Quelles sont les nouvelles tâches ou processus avec lesquels on va commencer ?
  
• Quelles sont les tâches ou processus qu’on va cesser de les faire ?
  
• Quelles sont les tâches ou processus qu’on va les garder ?

Ainsi, il faut préciser la date de début du plan et la date de la fin pour aider l’équipe à préciser les tâches prioritaires dans l’exécution du plan contenant les dossiers médicaux électroniques et clarifier la nature du travail. De plus, il est important de garder quelques tâches qui forment un obstacle dans la première partie de l’application et les reporter plus tard.

Les mesures pour les étapes de planification :

L’étape de planification comprend habituellement quelques mesures stratégiques pour établir les dossiers médicaux électroniques, citons les plus importantes :

• Analyser le processus des tâches au cours de l’application pratique des diverses tâches quotidiennes au sein de l’établissement médical (situation actuelle).
  
• Donner la méthode permettant un déroulement efficace du travail EHR et créer des nouvelles façons de travail assurant une amélioration au niveau de l’efficacité ou les opérations (situation futur).
  
• Mise d’un plan d’urgence ou un plan de sauvegarde pour affronter les problèmes survenus au cours du processus de mise en œuvre.
  
• Création d’un plan de projet pour transformerle théorique en projet EHR (ici c'est le deplacement de données de patient qui se trouvent sur papier en EHR)et la désignation d’un cadre pour la gestion de projet.
  
• Préparation d’une conception des données pour transférer les données sur papiers en une base de données électronique et préciser les champs requises dans le nouveau EHR avec la possibilité de suppression de quelques articles.
  
• L’étude de la possibilité de saisir des anciennes données dans le nouveau système juste après que l’application soit complète.
  
• Identifier les craintes et les obstacles concernant la sécurité et la protection des données personnelles et poser un plan pour les résister, il est également nécessaire de souligner l’importance de la confidentialité lors de la réalisation des EHR.